Inschrijven bij de Kamer van Koophandel: wanneer, waar en hoe?

Wat is de Kamer van Koophandel?

De Kamer van Koophandel, kortweg KvK, is een adviesorgaan voor ondernemers. Zij schrijven beginnende bedrijven in hun register. Verder voorzien zij zowel startende als gevestigde ondernemers van advies, informatie en voorlichting. Dit register wordt het Handelsregister genoemd. In dit register wordt vastgelegd welke bedrijven er zijn, welke personen mogen tekenen namens een bedrijf en je vindt er bedrijven die failliet zijn.

Moet je je inschrijven bij de KvK als zzp’er?

Ja, iedere onderneming en alle rechtspersonen moeten zich laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Dus ook de zzp’er. Maar wanneer heb je nu eigenlijk een onderneming? Als jij zelfstandig goederen of diensten verkoopt aan anderen, om hiermee geld te verdienen, ben je volgens de wet een ondernemer. Nu kan dat in de praktijk nog best lastig beoordelen zijn. Bij de KvK stellen ze deze drie vragen waarmee je het antwoord kunt bepalen:

• Je verkoopt of levert goederen of diensten
• Je verdient hier geld aan
• Jouw verkopen zijn niet alleen aan familie en vrienden!

Maar let op: soms kan je toch ondernemer zijn, ook als je deze vragen niet allemaal kunt beamen. De volgende vragen komen dan ook nog om de hoek kijken:

• Investeer je geld en/of tijd om je bedrijf te starten of neem je bijvoorbeeld personeel in dienst?
• Zit er regelmaat in je werktijden en doe je dit voor een langere tijd? Maar ook grote éénmalige activiteiten kunnen ingeschreven moeten worden!
• Heb je meerdere opdrachtgevers of kopers?
• Mag jezelf bepalen hoe, wanneer en waar je werkt?

Twijfel je toch nog? Dan kan je altijd contact opnemen met de KvK! Hiervoor is een adviesteam te benaderen. Het telefoonnummer is 088 58 52 222

Wel of niet inschrijven bij de KvK?

Of je wel of niet je laat inschrijven bij de KvK is dus geen vrije keuze. Ben je ondernemer, dan ben je verplicht om dit wel te doen.

Wanneer moet je je inschrijven bij de KvK?

Op welk tijdstip moet je deze inschrijving laten doen? Dat kan op 3 verschillende momenten.

• Je kunt je al laten inschrijven op het moment dat je plannen concreet zijn. Je geeft dan door vanaf wanneer het ingaat. Een week voor die datum krijg je de definitieve inschrijving met je KvK-nummer. Dit gebeurt zonder dat jij weer langs moet komen.
• Je kunt een week vooraf de inschrijving doen.
• En dit kan tot uiterlijk 1 week nadat je begonnen bent. Je geeft dan wel op dat je al begonnen bent en vanaf wanneer.

Waarom moet je je inschrijven?

De overheid wil op de hoogte zijn van alle ondernemingen in ons land. Zij willen weten wie ondernemer is. Daarom is er een Handelsregister. Begin je voor jezelf, dan zal je geregistreerd moeten worden in dit register. Het register kan iedereen raadplegen. Jij kunt zo kijken of een bepaald bedrijf bijvoorbeeld niet failliet is. Anderen kunnen jou uiteraard op dezelfde manier checken. Niet alle gegevens zijn openbaar. Wat niet wil zeggen dat ze niet opgevraagd kunnen worden. Dit zal dan tegen betaling zijn.

Welke gegevens zijn openbaar?

Bij inschrijving zijn dus bepaalde gegevens openbaar. Dit kan zorgen voor vervelende telefoontjes en post voor reclamedoeleinden. Je kunt de NMI (Non Mailing Indicator) aanzetten. Heb jij dit aangezet, dan mogen bedrijven jouw gegevens niet meer gebruiken voor postreclame of verkoop aan de deur. Sinds oktober 2024 zijn de telefoonnummers ook niet meer openbaar.
De gegevens die nu nog openbaar zijn, zijn bij zzp’ers onder andere:

• Bezoekadres (bij een zzp’er is dit vaak ook je woonadres)
• Het KvK-nummer
• Naam
• Geboortedatum
• Handelsnaam
• Rechtsvorm

Niet openbare gegevens zijn onder andere:

• BSN
• Woonadres
• Geslacht
• Geboorteplaats en -land
• Afgeschermde bezoekadressen

Anderen kunnen een uittreksel van je bedrijf opvragen. De Kamer van Koophandel mag jou niet meedelen wie dat heeft gedaan, in verband met de privacy van deze personen.

Wat zijn de gevolgen bij niet inschrijven KvK

Als jij je niet inschrijft, terwijl je dit wel hoort te doen, zal de Belastingdienst actie ondernemen. Zij houden jouw inkomen in de gaten en trekken zo hun conclusies. Verzwijg jij inkomsten en draag je geen btw af, terwijl je dit wel moet doen, dan ben je schuldig aan belastingontduiking. Hiermee pleeg je fraude en ben je strafbaar.

Hoe inschrijven bij de KvK?

Op de site van de KvK log je in met DigiD. Daar vul je alvast een inschrijfformulier in. Eventuele wijzigingen kunnen later nog aangepast worden als je naar de KvK toegaat. Definitief inschrijven doe je namelijk persoonlijk op een kantoor van de Kamer van Koophandel. Als zzp’er ben jij dat dus zelf.

Is alles ingevuld en gecontroleerd, dan kan je meteen een afspraak maken om langs te komen. Deze afspraak kan je eenvoudig online veranderen. Wil je je inschrijving wijzigen of annuleren? Dan moet je dit doen via DigiD.

Welke gegevens heb je nodig bij inschrijving?

Ga je inschrijven, dan zal je de volgende gegevens paraat moeten hebben:

• Wie de eigenaar is. In jouw geval als zzp’er ben je dat natuurlijk zelf.
• De naam van je bedrijf.
• Het vestigingsadres.
• Welk soort onderneming je wilt (eenmanszaak, bv of andere rechtsvorm).
• De datum waarop je wilt starten.

Kies een bedrijfsnaam

Misschien weet je al heel lang welke bedrijfsnaam je wilt gaan voeren. Of je komt er juist helemaal niet uit. Je zult in ieder geval rekening moeten houden met de volgende punten:

• Check of de naam niet al gebruikt wordt. Deze namen staan in het Handelsregister en Merkenregister. Dat kan je checken via de Naamchecker bij de KvK.
• De naam mag niet misleiden. Je mag dus niet bijvoorbeeld Willemsen & Co. gebruiken als zzp’er. Je bent immers alleen. Of dat je bedrijfsnaam suggereert hele andere activiteiten te doen.
• Een persoonsnaam gebruiken die niet van jou is, mag niet. Dat mag alleen als je een bestaand bedrijf overneemt.
• Sommige beroepen zijn beschermd en hier heb je bepaalde diploma’s voor nodig. Heb je die niet, dan mag je ook die naam niet gebruiken.
• Bestaande merknamen of namen gebruiken die sterk lijken op namen van concurrenten mogen niet.

Tips bij het kiezen van een bedrijfsnaam:

• Kies een naam die bij je past en de juiste uitstraling heeft.
• Kies een naam die makkelijk te onthouden en uit te spreken is. Dan zullen mensen je eerder onthouden!
• Wil je niet dat mensen direct zien dat het om jou gaat (het Handelsregister is immers openbaar), dan kan je beter je eigen naam niet gebruiken.
• Heb je al dromen om in het buitenland ook te gaan ondernemen? Zoek dan naar een naam die ook in het buitenland prima te doen is. Er zijn woorden, die in een andere taal opeens iets heel anders betekenen! En bestaat jouw naam niet al in het land waar je zaken wilt gaan doen?
• Hoe unieker de naam, hoe meer kans je hebt dat je niet verward wordt met andere bedrijven.
• Is je domeinnaam nog vrij?!

Kies je rechtsvorm

Je moet dus weten welke rechtsvorm je kiest als je je gaat laten inschrijven. Als zzp’er zal je vrij snel kiezen voor een eenmanszaak. Dit is de rechtsvorm waarbij er maar één eigenaar is. En daarmee ligt het voor de hand dat je die als zzp’er kiest. Toch kan je wel degelijk ook een andere rechtsvorm kiezen. Want ook een bv kan opgestart worden met één eigenaar. Het hangt van meerdere factoren af welke vorm voor jou het beste is. De Kamer van Koophandel kan je helpen bij het kiezen van een rechtsvorm.

Hoelang duurt het inschrijven?

Dit hangt af van de drukte bij het kantoor. Je kunt zelf kiezen naar welk kantoor je gaat. Plan in ieder geval ruim van tevoren de afspraak in, zodat je niet pas veel later kunt starten door drukte. De wachttijd kan namelijk behoorlijk oplopen.

Kan je je online inschrijven?

Nee, voor je inschrijving vul je wel digitaal eerst de vragenlijst in, maar je moet altijd persoonlijk langskomen bij een kantoor van de KvK.

Hoe duur is inschrijven bij de KvK?

Wat kost inschrijving in het Handelsregister? Je betaalt hiervoor eenmalig €82,25. Dit wordt de inschrijfvergoeding genoemd. Dit moet je ter plekke betalen, via een QR-code. De code staat op de factuur en je kunt betalen met iDEAL of je creditcard. Contant betalen is niet mogelijk.

Wat heb je nodig?

Eigenlijk heb je niet veel nodig om je in te laten schrijven in het Handelsregister. Je moet een geldig legitimatiebewijs bij je hebben en een betaalpas of andere mogelijkheid om het inschrijfgeld via een QR-code te kunnen betalen.

Vanaf welke leeftijd mag je je inschrijven?

Je mag als minderjarige een bedrijf starten. Ook dan moet je je in laten schrijven bij de KvK. Wel moeten je ouders of voogd toestemming geven. Dit kunnen zij doen door mee te komen bij inschrijving. Je kunt als minderjarige een handlichting meenemen of je ouders (of voogd) vullen een akkoordverklaring in.

Wijzigingen in bedrijfsnaam en werkzaamheden

Je kunt je nieuwe activiteiten toevoegen aan je bedrijf. Dit moet je doorgeven aan de KvK. Passen deze hier niet onder, dan kan je een extra bedrijfsnaam (handelsnaam) toevoegen. Je kunt je bedrijf net zoveel handelsnamen geven als je zelf wilt. Kies je echter voor een heel nieuw bedrijf, dan moet je een andere rechtsvorm kiezen. Dit kan bijvoorbeeld een bv zijn. Je mag namelijk maar één eenmanszaak hebben.

Je bedrijfsgegevens aanpassen in het KvK is gratis en kan je online regelen.

Moet je bij dorpshipping inschrijven?

Verdien jij geld door middel van dropshipping? Ook dan ben je aan het ondernemen en moet je je in laten schrijven.

Moet je inschrijven bij verdienen met een hobby?

Stel dat je met een hobby geld verdient. Je verkoopt bijvoorbeeld zelfgemaakte knuffels. Moet je dan ook inschrijven bij de Kamer van Koophandel? Staat deze vergoeding niet in verhouding met de tijd die je aan je hobby besteedt? Is de vergoeding dus meer symbolisch? Dan is er geen sprake van een onderneming en hoef je je dus ook niet in te laten schrijven. Bij een hobby gaat men er dan ook vanuit dat de verdiensten minimaal zijn.

Automatische inschrijving Belastingdienst

Bij jouw inschrijving in het Handelsregister zal de KvK ook direct de Belastingdienst inlichten. Hier hoef je dus niets extra’s voor te doen. Je krijgt een btw-identificatienummer (btw-id). Dit nummer vermeld je onder andere op je facturen. Daarnaast krijg je ook een omzetbelastingnummer (ob-nummer). Deze wordt gebruikt in de communicatie met de Belastingdienst. Let op: zet nooit je ob-nummer op de facturen. Dit is bij een zzp’er namelijk hetzelfde als je bsn! De eerste negen cijfers zijn jouw bsn-nummer. Als ob-nummer volgt er dan nog de letter B en 2 cijfers.

Controleer of je moet inschrijven in het UBO-register

Misschien krijg je ergens het advies om te controleren of je UBO’s moet inschrijven. Het UBO-register bestaat sinds 2020 en is in het leven geroepen om witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Eenmanszaken zijn niet verplicht om in dit register te staan. Heb je echter gekozen voor een andere rechtsvorm, zoals een bv, dan moet het dus wel. Ga je inschrijven als nieuwe onderneming bij de KvK, dan moet je direct jouw UBO opgeven.

Even checken

Check regelmatig even of alle informatie in het Handelsregister nog klopt. Klanten en leveranciers kunnen wantrouwen krijgen als de informatie niet klopt en daardoor geen zaken (meer) met je willen doen. Ook de overheid checkt de KvK om te beoordelen of je ergens recht op hebt, bijvoorbeeld. Ook dan is het toch wel fijn als alle informatie juist is. Er is zelfs in de wet vastgelegd dat wat in het Handelsregister staat klopt. Heb je bepaalde wijzigingen niet doorgegeven, dan zijn die dus niet geldig.