Je spreekt af met een klant of opdrachtgever in een restaurant, voor overleg. Of er wordt eten geserveerd tijdens een vergadering. Wat doe je met ‘zakelijk’ eten en drinken als zzp’er? Kan je hiervan de kosten aftrekken? En hoe zit het met de btw?
Eten en drinken, waarbij je aan kunt tonen dat ze zakelijk zijn, kunnen deels afgetrokken worden. Hiermee is dus meteen duidelijk dat je gewone lunch niet als zakelijk wordt gezien. Iedereen moet eten! Maar lunchen met een opdrachtgever, waarbij het echt om een zakelijke reden gaat, mag deels afgetrokken worden. Hoeveel dit is, verschilt per jaar.
Wat zijn nu precies representatiekosten? Dit zijn de kosten voor het onderhouden van externe contacten. En de kosten die je maakt voor representatieve activiteiten. De belastingdienst geeft aan dat het hierbij onder meer gaat over de kosten van recepties, maar vaak ook relatiegeschenken. Je kunt zakelijke lunches en diners eveneens onder representatiekosten scharen. Hierbij is een drempel van kracht. De eerste €5.700 is niet aftrekbaar (2025). Alles wat daarboven komt wel. Voor 2024 was dit €5.600. Als ondernemer mag je in plaats van deze drempel er ook voor kiezen om 80% van de kosten af te trekken.
Maar wat moet je nu kiezen: met of zonder drempel? Als zzp’er zal je niet heel snel aan het drempelbedrag zitten. Daarom zal in veel gevallen de optie van 80% aftrekken interessanter zijn.
Of je wel of niet de btw mag terugvorderen hangt af van waar je het eten of drinken koopt.
En hoe zit dat met de fooi die je geeft? De fooi zit gewoon bij het totaalbedrag in. Lunch of diner je bij een horecazaak, dan mag je de btw niet terugvorderen. Dus ook niet over de fooi. Je mag wel de fooi meenemen in het bedrag dat je aftrekt. Stel dat je voor €60 hebt gegeten met elkaar. Je geeft een fooi van €5. Van deze €65 mag je 80% aftrekken, dus €52.
Of jouw diner aftrekbaar is, is dus afhankelijk van de aard van het etentje. Gewoon even gezellig met een klant eten is niet meteen zakelijk. Is het zakelijke etentje bedoeld om een nieuwe klant binnen te halen of om ondertussen een bespreking te houden, dan kan je het zien als een zakelijk diner. Anders gezegd: het eten moet in direct verband staan met jouw onderneming. Het is belangrijk dat het aantoonbaar is dat het echt om een zakelijk diner ging. Zorg voor duidelijke aantekeningen waarom het etentje was, met wie en bijvoorbeeld wat er besproken is. Uiteraard moeten de kosten wel reëel zijn.
Een heel ander verhaal wordt het als je een lunch verzorgt voor bijvoorbeeld je cursisten. In dit geval mag je 100% aftrekken én de btw terugvorderen. Dit wordt gezien als een geheel zakelijke aangelegenheid.
Lunch kantoor: wel of niet aftrekbaar?
Maar hoe zit het met de consumpties die je onderweg maakt? Dit ligt wat ingewikkelder. Bovenstaande regels gelden hierbij ook. Dus in hoeverre is jouw kopje koffie onderweg zakelijk te noemen? Stel dat je een klant, die ver weg van je gevestigd is, moet bezoeken en dit is meer dan vier uur van je eigen locatie vandaan, dan kan je de kleine consumpties als zakelijk zien. Maar dit gaat alleen op als het om een incidentele actie gaat. Ga je vervolgens voor deze klant aan het werk, dan wordt het gezien als woon-werkverkeer en daarmee wordt jouw koffie onderweg een privé uitgave.
Stel dat je een opdracht moet afmaken en daardoor niet tussen 5 en 8 uur ’s avonds thuis kunt zijn om te eten, dan zal je eten en drinken moeten kopen. Dit zijn zakelijke kosten die je beperkt mag aftrekken, maar waarbij de btw niet aftrekbaar is.
Moet je zakelijk een hotelovernachting boeken? Deze kosten mag je voor 100% aftrekken en de btw mag je ook terugvragen.
Het komt vaak voor dat bij dit soort onderwerpen de bonnetjes verdwijnen. En die heb je wel nodig om het in de boekhouding te mogen verwerken. Zorg dat je de bonnetjes dan ook ergens direct netjes kunt bewaren. Als je dan de boekhouding gaat doen, kan je ze eenvoudig ‘opdiepen’ en direct aan de slag. Dien je het bonnetje in, dan moet je ook vermelden met wie je gegeten hebt. Zo laat je zien dat het niet gewoon een etentje was met je gezin…of van jou alleen.
En tot slot nog de grootboekrekening die je kunt gebruiken. Je kunt hiervoor ‘representatiekosten’ kiezen.
Vragen? Neem gerust contact met ons op via 023-2010502 of info@zpzaken.nl
Wil je als zzp’er starten dan zal je ook stil moeten staan bij de verzekeringen die van belang zijn voor zzp’ers. Zijn er verplichte verzekeringen?
In ondernemersland heerst de gedachte dat je minimaal drie opdrachtgevers moet hebben om aan de eisen te voldoen die de Belastingdienst stelt.
Unieke en hoge verzekerde bedragen met uitgebreide dekking, tegen een scherpe prijs. Zonder eigen risico en zeer flexibel.
Als zelfstandige ben je verantwoordelijk voor je eigen pensioen. Het is niet het eerste waar je aan denkt bij het uitvoeren van je werkzaamheden, maar het is wel belangrijk.
Een goede gezondheid is belangrijk voor succesvol ondernemerschap. Daarom heeft ZP Zaken in samenwerking met Zorg en Zekerheid en Zilveren Kruis twee collectieve zorgpakketten opgesteld.
Als zzp’er is mentale fitheid is erg waardevol! Als je mentaal fit bent, kun je beter omgaan met uitdagingen en stress.
Doorbetaald worden als je ziek bent? Laat je adviseren over een arbeidsongeschiktheidsverzekering of sluit er direct één af.
