Bij ondernemen hoort ook facturen versturen. Je wilt immers betaald krijgen voor je werkzaamheden. Een factuur opmaken is nodig voor de boekhouding en verplicht vanuit de belastingdienst. Wat komt er allemaal op een factuur te staan? Welke verplichtingen zijn er? Waar houd je rekening mee? We vertellen je hier alles over het opstellen van je facturen. Verder leggen we je ook nog de verschillen uit tussen verschillende facturaties. En wat doe je als de facturen niet betaald worden?
Je mag zelf bepalen hoe jouw factuur eruit komt te zien. Hieronder kan je lezen wat je in ieder geval vermeldt op de factuur. Verder hou je ook de overzichtelijkheid in de gaten. Er komen vrij veel bedragen voor op een factuur, dus zorg dat het eindbedrag in ieder geval duidelijk naar voren komt.
Vanuit de belastingdienst worden er eisen gesteld aan je factuur. Zij willen dat op de factuur in ieder geval de volgende punten vermeld staan:
Niet verplicht, maar wel slim om te vermelden:
Vanuit de belastingdienst gelden er minder regels als het factuurbedrag lager dan €100 is! Maar voor jouw eigen overzicht is het toch handig om bovenstaande gegevens wel allemaal te vermelden.
Lever je aan het buitenland? Dan gelden er juist meer regels!
Verstuur je een factuur naar het buitenland, dan gelden er nog meer eisen. Zo moet ook het btw-identificatienummer van de ontvanger erop vermeld worden. Dit geldt ook als de btw verlegd is. Op de factuur moet eveneens duidelijk gemaakt worden of er bijzondere btw-regelingen gelden. Controleer wel of het btw-nummer van de klant correct is!
Zorg dat je altijd de juiste btw toepast en dat je dat duidelijk vermeldt op de factuur. Hierbij wordt binnen de EU onderscheid gemaakt tussen goederen en diensten! Bij het ondernemersplein van de KvK kan je meer uitleg krijgen over dit onderwerp.
Er zijn nog meer situaties waarbij er aangepaste regels gelden voor facturen. Weet je niet of jouw werkzaamheden daaronder vallen? Kijk dan op de site van de Belastingdienst, zodat je zeker weet dat je de juiste facturen verstuurd!
Op de factuur vermeld je de btw. Let op dat je de juiste btw-tarieven toepast! Dit moet ook duidelijk op de factuur naar voren komen. Je maakt dus een splitsing tussen het lage en hoge btw-tarief. Naast deze twee btw-tarieven (21 en 9%) bestaat er ook nog de mogelijkheid dat er een 0% tarief geldt. Ook dit moet je vermelden op de factuur. Hierbij kan je denken aan accijnsgoederen of leveringen aan het buitenland. Verder zijn er goederen die vrijgesteld zijn van btw. Hierbij mag je geen btw berekenen en als je ze koopt, dus ook geen btw aftrekken. Een voorbeeld hiervan is de post. Je kunt de juiste tarieven vinden bij de Belastingdienst.
Er zijn verschillende soorten facturaties.
Facturen voor goederen en/of diensten zijn de meest voorkomende facturen. Je factureert wat je hebt verkocht of je verrekent bijvoorbeeld de uren die je voor een bedrijf hebt gewerkt.
Een proforma factuur is hetzelfde als een voorlopige factuur. Hiermee geef je alvast aan wat het allemaal waarschijnlijk gaat kosten. Het is dus nog geen echte factuur. Een proforma factuur heb je in sommige gevallen nodig. Bij inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen wordt er om een proforma factuur gevraagd. Op een proforma factuur moet duidelijk vermeld worden dat het geen echte factuur is. Dit doe je door duidelijk ‘proforma’ op de factuur te zetten. Het heeft dus ook geen factuurnummer!
Self billing betekent dat de klant zelf de rekening opstelt en deze naar jou toestuurt. Op deze factuur moeten ook alle gegevens staan die op facturen verplicht zijn. Verder eist de belastingdienst dat jouw afnemer opeenvolgende nummers gebruikt. Jij neemt dit nummer over in je administratie of je geeft zelf een eigen opeenvolgend nummer aan deze facturen. Je neemt de factuur trouwens op als een gewone verkoopfactuur! Jij bent zelf verantwoordelijk voor de btw-betaling en de juistheid van de rekening. En let op: de factuur moet geadresseerd zijn aan de afnemer! Jouw afnemer mag dus niet een creditnota sturen die op zijn naam staat!
Nu we weten wat er allemaal in komt te staan, rijst nog de vraag hoe je dit in een professioneel document gaat plaatsen als je een factuur gaat opstellen. Hier zijn meerdere manieren voor.
Je kunt een factuur opmaken in zowel Excel als Word. Als je hem verstuurt maak je er wel eerst een pdf van, zodat de klant de factuur niet zelf kan aanpassen. Het voorkomen van fraude is hierbij de achterliggende gedachte. Het voordeel van een factuur opstellen in Excel is de mogelijkheid om bedragen te laten uitrekenen. Dat scheelt voor jou weer extra tijd. Een nadeel is wel dat een factuur opgesteld in Excel er minder mooi uitziet. Wat voor jou belangrijker is, is natuurlijk heel persoonlijk. Ga je voor professionaliteit, dan heeft Word de voorkeur.
Een factuur template kan als basis dienen voor jouw eigen factuur. Maar maak je gebruik van bepaalde boekhoudpakketten, dan kan het zo zijn dat daar ook de mogelijkheid geboden wordt om je facturen via hun systeem te maken. Een voordeel daarbij is ook dat je vaak een betaallink kunt toevoegen. Hierdoor maak je het voor je klant eenvoudiger om te betalen, wat kan bijdragen aan een snellere betaling. Verstuur je niet via je boekhoudprogramma? Dan kan je zelf handmatig een betaallink toevoegen, die je hebt gemaakt via je bank of de zakelijke Tikkie.
Bij de belastingdienst kan je een voorbeeld vinden hoe een factuur eruit kan zien.
Vind je het ingewikkeld om zelf een factuursjabloon te maken, dan kan je gebruik maken van bestaande factuurvoorbeelden. Je kunt hier ons factuur voorbeeld downloaden om zo zelf je factuur samen te stellen.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Let op: verstuur je een factuur naar het buitenland? Zorg dan dat ook de aanvullende vereisten op de factuur staan!
Je kunt een factuur op meerdere manieren versturen.
Weinig bedrijven zullen de facturen nog per post versturen. De digitale factuur is de meest gangbare. Een e-factuur is echter iets anders dan wat bedoeld wordt met een digitale factuur. E-facturering is verplicht bij de Rijksoverheid, maar kan ook verstuurd worden naar andere bedrijven, mits zij daar toestemming voor gegeven hebben. E-facturering is het verzenden, ontvangen én verwerken van facturen en kan automatisch worden verwerkt door de ontvanger. Dit kan niet bij een gewone pdf-factuur. Die zal een klant zelf eerst nog moeten invoeren.
Zijn er kosten die je mag doorberekenen aan de klant? Dan vermeld je die kosten ook op je factuur. Deze kosten vermeld je zonder btw. Over het hele bedrag van de factuur wordt de btw dan wel verrekend.
Op jouw factuur vermeld je ook je betalingstermijn. Zo is het voor de klant duidelijk binnen welke termijn er betaald moet worden. Het is netjes als je de termijn met de klant overlegt. De meest gangbare termijn is dertig dagen.
Is de vervaldatum van de factuur geweest en heeft de klant nog niet betaald? Dan wordt het tijd om een betalingsherinnering te sturen. Bij de eerste herinnering blijf je vriendelijk, want iedereen kan weleens iets vergeten! Een vriendelijke mail, waarin je uitlegt dat uit jouw administratie blijkt dat de factuur nog niet betaald is, zal niet meteen dreigend overkomen en daarmee voorkom je onnodige irritatie. Een vrij standaard, maar goed werkend mailtje kan zijn:
Beste [naam],
Uit onze administratie blijkt dat factuurnummer (nummer) van (datum) nog niet is betaald.
Wij willen je dan ook vriendelijk verzoeken of je dit alsnog aan ons wilt overmaken.
Mocht de betaling inmiddels gedaan zijn, dan mag je deze mail als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
Het is handig om de factuur ook mee te sturen.
Wordt er dan nog niet betaald, dan kan je ervoor kiezen om na twee weken (bijvoorbeeld) nog een mail te sturen en nu strikter te melden dat er voor een bepaalde datum betaald moet worden. Je kunt in deze mail ook een vriendelijke zin zetten dat je snapt dat er omstandigheden kunnen zijn waardoor betaling niet direct mogelijk is. Zeg er dan ook meteen bij dat je in dat geval graag iets van ze wil horen, zodat jullie kunnen zoeken naar een oplossing. Eigenlijk is er nu sprake van een aanmaning.
Wettelijk gezien kan je al na het verstrijken van de betaaltermijn een incassobureau inschakelen. Maar voorkom onnodige kosten en frustraties (en het verlies van een klant!) door eerst nog één of twee herinneringen te sturen. Misschien is de factuur wel niet ontvangen? Of is er gewoon een andere reden waarom de betaling even niet op tijd gelukt is.
Blijft de klant weigeren om te betalen, dan kan je een incassobureau inschakelen.
Een factuur maken zonder een KvK-nummer is niet toegestaan. Zorg er dus voor dat je altijd je KvK-nummer vermeldt. Heb je (nog) geen KvK-nummer? Dan kan je dus ook nog geen factuur sturen. Je kunt wel een kwitantie sturen. Dit is een betalingsbewijs, dat je klant ook mag opnemen in zijn administratie. Op een kwitantie zijn er eveneens verplichte onderdelen:
Een offerte verstuur je voordat je de opdracht uitvoert. Aan de hand van deze offerte kan de klant bepalen of je de opdracht krijgt. Het bedrag is het bedrag wat indicatief kan zijn (het uiteindelijke bedrag kan dus anders zijn), maar hierover zal je met je klant afspraken moeten maken. Je kunt namelijk ook vastzitten aan dit bedrag! Een offerte is pas bindend als hiervoor getekend is.
Een factuur waarbij de ontvanger geld krijgt, noemt men een creditfactuur. Dit kan onder andere komen door het terugsturen van goederen.
Een proforma factuur is niet officieel, maar wordt gemaakt voor douaneformaliteiten en bijvoorbeeld vooruitbetalingen. Op de rekening moet duidelijk aangegeven worden dat het niet om een echte factuur gaat. Het wordt ook wel een voorlopige factuur genoemd.
Bij self billing stelt de opdrachtgever de factuur op. Jouw klant stuurt dus de factuur naar jou toe. Nu maakt dat voor de vereisten niet uit, want ook op deze factuur moeten dezelfde gegevens staan. Let op: de rekening mag niet opgesteld worden als creditnota en moet dan ook jou als afzender vermelden en de klant als geadresseerde.
Ja, jouw btw-nummer vermeld je altijd op de factuur. Bij facturen naar het buitenland moet je ook het btw-nummer vermelden van de ontvanger. Controleer altijd of dit nummer ook werkelijk klopt.
Het subtotaal is het bedrag op de factuur zonder de btw, ook wel het nettobedrag genoemd.
De vervaldatum is de datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.
Bij een betalingsherinnering herinner je je klant enkel aan het feit dat hij nog niet betaald heeft. Een betalingsherinnering is dan ook vriendelijk van opzet en dan zullen er nog geen extra kosten verrekend worden. Bij een aanmaning is het een dringender verzoek om te betalen en stel je een duidelijke betalingstermijn. Dit kan, maar hoeft niet, bij een betalingsherinnering.
Een verzamelfactuur is een factuur die over meerdere leveringen of diensten gaat. Als je bijvoorbeeld per maand factureert in plaats van bij iedere levering of per geboden dienst.
Bij een voorschotnota moet een klant alvast een bedrag vooruitbetalen. Op deze nota breng je ook de btw in rekening. Op de definitieve factuur breng je het restant in rekening wat je klant nog moet betalen. Daarop komt dan uiteraard ook het resterende btw-bedrag te staan.
Hoe vaak jij een factuur verstuurt naar je klanten hangt af van de afspraken die je hierover hebt gemaakt. Lever je op regelmatige basis diensten, dan kan het handig zijn om aan het einde van de maand de factuur te versturen. Terwijl je bij het leveren van goederen waarschijnlijk bij iedere levering een factuur zult versturen. Werk je aan een groot project, dan kan je in overleg met de klant bijvoorbeeld afspreken op welke momenten je wat in rekening brengt.
Vragen? Neem gerust contact met ons op via 023-2010502 of info@zpzaken.nl
In ondernemersland heerst de gedachte dat je minimaal drie opdrachtgevers moet hebben om aan de eisen te voldoen die de Belastingdienst stelt.
Starten als zzp’er doe je niet zomaar van de één op de andere dag. Er komt best veel bij kijken. Misschien zie je soms door de bomen het bos niet meer, want hoe word je zzp’er?
Unieke en hoge verzekerde bedragen met uitgebreide dekking, tegen een scherpe prijs. Zonder eigen risico en zeer flexibel.
Als zelfstandige ben je verantwoordelijk voor je eigen pensioen. Het is niet het eerste waar je aan denkt bij het uitvoeren van je werkzaamheden, maar het is wel belangrijk.
Een goede gezondheid is belangrijk voor succesvol ondernemerschap. Daarom heeft ZP Zaken in samenwerking met Zorg en Zekerheid en Zilveren Kruis twee collectieve zorgpakketten opgesteld.
Als zzp’er is mentale fitheid is erg waardevol! Als je mentaal fit bent, kun je beter omgaan met uitdagingen en stress.
Doorbetaald worden als je ziek bent? Laat je adviseren over een arbeidsongeschiktheidsverzekering of sluit er direct één af.
