Btw-aangifte doen als zzp’er hoeft niet ingewikkeld te zijn. Al helemaal niet als je een goed boekhoudpakket hebt dat voor jou de btw-aangifte regelt. Maar let op: ook dan zijn er nog altijd valkuilen, waar jij zelf voor waken moet. Want fouten maken met je btw-aangifte kan wel degelijk (veel) extra geld kosten! Hoe doe je het op de juiste manier? En waar moet je goed opletten?
Bij de aangifte geef je op hoeveel btw jij ontvangen hebt van je klanten én hoeveel jij (zakelijk) aan btw hebt betaald. Dit wordt met elkaar verrekend. De opgave doe je door in te loggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Of je doet het via jouw boekhoudpakket (administratiesoftware). Vaak wordt hier de mogelijkheid geboden om het rechtstreeks via de aanbieder te laten versturen naar de Belastingdienst.
Of je laat de hele procedure over aan jouw boekhouder of administratiekantoor.
Let op: doe je zaken met het buitenland (binnen de EU)? Dan moet je naast de btw-opgave ook nog een ICP-opgave doen!
ICP staat voor intracommunautaire prestaties. De ICP-aangifte verstuur je gelijk met je btw-aangifte. Er wordt in principe binnen EU-landen geen btw betaald, maar de landen wisselen wel informatie uit over de zakelijke transacties en daarvoor dient jouw ICP-opgave. Deze is dan ook verplicht. Bij een ICP-opgave wordt er onderscheid gemaakt tussen intracommunautaire leveringen (goederen) en intracommunautaire diensten.
Je doet btw-aangifte per maand, kwartaal of per jaar. Als je je als ondernemer hebt laten inschrijven, ontvang je van de Belastingdienst een brief waarin staat hoe vaak jij de aangifte moet versturen. Over het algemeen is dit per kwartaal.
Nu klinkt dit allemaal vrij eenvoudig en dat is het ook, mits jouw administratie op orde is! Dat is dan ook meteen de eerste valkuil. Je kunt pas een kloppende btw-aangifte doen, als alles op de juiste manier is verwerkt in je boekhouding. Zorg dan ook dat dit goed gebeurt en alles op tijd verwerkt is!
Jouw aangifte gaat altijd over een bepaald tijdvak. Voor de meeste ondernemers is dit per kwartaal, dat gelijkloopt aan het kalenderjaar en niet aan bijvoorbeeld jouw startdatum.
Je moet de aangifte én de betaling doen voor het einde van de volgende maand. Dus:
Heb je je aangifte niet op tijd gedaan of heb je niet op tijd betaald, dan volgt er een boete! Let ook op als je de aangifte laat doen door bijvoorbeeld jouw software. Ook dan kan er ergens iets misgaan. Je moet van de Belasting een bevestiging krijgen dat je aangifte hebt gedaan!
Bij de aangifte van je inkomstenbelasting krijg je een brief waarin staat hoeveel je moet betalen en wanneer. Bij de btw werkt dit anders. Jij doet de opgave en moet zelf voor de einddatum het bedrag overgemaakt hebben. Je krijgt dus niet eerst nog een bericht van de Belasting!
Nog zo’n puntje van aandacht is het verschil tussen factuurdatum en betaaldatum. Het lijkt misschien logisch om een factuur te verwerken in de btw-aangifte als het betaald is. Helaas is dat niet de juiste manier. De factuurdatum is bepalend voor het tijdvak waarin het verwerkt moet worden. Heb je dus eind maart een factuur verstuurd, dan zal je dit nog niet hebben ontvangen van de klant. Maar moet je het btw-bedrag wel al meenemen bij je btw-aangifte.
Wacht niet met betalen tot de laatste dag. Met een beetje pech zijn er storingen ergens en komt daardoor jouw betaling niet op tijd aan! Dat betekent een boete, wat niet nodig was geweest.
Niet alle btw die je betaald hebt, mag je terugvragen. Privé-uitgaven vallen er uiteraard niet onder. Maar ook de btw die je zakelijk hebt betaald over eten of drinken in een horecagelegenheid of als je een etentje hebt georganiseerd met een cateraar in een speciale ruimte, mag niet meegenomen worden bij de btw-aangifte. Je kunt deze kosten wel aftrekken bij de inkomstenbelasting.
Nog iets: btw terugvragen kan alleen als je een bonnetje kunt laten zien!
Zorg dat je bij de administratie goed oplet dat je het juiste btw-tarief aanhoudt. Het kan voorkomen dat een factuur meerdere btw-tarieven heeft staan. Die moet je uiteraard ook zo verwerken in je boekhouding.
Er is een regeling voor kleine ondernemers, de zogenaamde KOR. Je krijgt via deze regeling een btw-vrijstelling. Jij hoeft dan geen btw te verrekenen met je klanten. Je hoeft geen btw-administratie bij te houden en ook geen aangifte meer te doen. Of dit voor jou interessant is, hangt helemaal af van jouw specifieke situatie. Want je krijgt de btw die je zelf moet betalen ook niet meer terug. Uiteraard moet je wel voldoen aan bepaalde eisen. Dit kun je nalezen in het artikel over de KOR.
Zoals eerder aangegeven kan je de btw zelf al betaald hebben, maar het nog niet ontvangen hebben van je klant. Normaal gesproken geen probleem, want dat bedrag ontvang je immers wel. Maar helaas kan het voorkomen dat je klant niet gaat betalen. Jouw vordering wordt dan oninbaar, bijvoorbeeld bij een faillissement. Gelukkig kan je dit btw-bedrag dan nog wel terugvragen!
Heb je een buitenlandse factuur betaald, waar geen btw op staat? Dan spreken we over verlegde btw. Maar: dit moet je wel vermelden bij de btw-aangifte. Dit geldt ook als jij facturen naar het buitenland verstuurt. Doe je deze opgave niet, dan kan je hier zeker problemen mee krijgen met de belastingdienst.
Vragen? Neem gerust contact met ons op via 023-2010502 of info@zpzaken.nl
Zoals iedere burger zal ook de zzp’er belasting moeten betalen over zijn inkomen. Maar dat is niet de enige belasting waar je als zzp’er rekening mee moet houden.
De kleineondernemersregeling, kortweg KOR, zal vanaf 1 januari 2025 veranderen. En dat is voor de meeste kleine ondernemers goed nieuws, want dit keer betekent het juist dat de regeling versoepeld wordt.
Unieke en hoge verzekerde bedragen met uitgebreide dekking, tegen een scherpe prijs. Zonder eigen risico en zeer flexibel.
Als zelfstandige ben je verantwoordelijk voor je eigen pensioen. Het is niet het eerste waar je aan denkt bij het uitvoeren van je werkzaamheden, maar het is wel belangrijk.
Een goede gezondheid is belangrijk voor succesvol ondernemerschap. Daarom heeft ZP Zaken in samenwerking met Zorg en Zekerheid en Zilveren Kruis twee collectieve zorgpakketten opgesteld.
Als zzp’er is mentale fitheid is erg waardevol! Als je mentaal fit bent, kun je beter omgaan met uitdagingen en stress.
Doorbetaald worden als je ziek bent? Laat je adviseren over een arbeidsongeschiktheidsverzekering of sluit er direct één af.
