Als zelfstandig ondernemer ben je misschien wel vaak op reis voor je werk. Dit kan met de auto zijn, maar ook met het openbaar vervoer. Kan je deze kosten declareren? En zijn voor een zzp’er reiskosten aftrekbaar? Maar ook de btw is een vraagstuk op zich.
Reiskosten zullen de winst van jouw onderneming doen afnemen. Je mag ze dan ook aftrekken en daarmee het bedrag waarover je inkomstenbelasting moet betalen lager maken. Hoe je zorgt dat je hier ook werkelijk recht op hebt, lees je in dit artikel. Want uiteraard wil de Belastingdienst wel bewijs zien van jouw reiskosten. Voor de btw zijn er andere regels. Ook dat komt aan de orde.
Ga je met het openbaar vervoer? Zorg dan dat je alle bonnetjes bewaart. Handiger is het gebruik van ovchipkaart.nl. Hier kan je namelijk een uitdraai maken van al je reizen. Dit overzicht is voor de Belastingdienst voldoende (en voldoet dus aan hun eisen). Je zult dan wel moeten reizen met een OV-chipkaart die op naam staat. Reis je met OVpay (je bankpas als betaalmiddel)? Dan is dit nog niet mogelijk. Je kunt dan via je betalingskenmerk op je bankafschrift iedere reis afzonderlijk opzoeken via ovpay.nl/reisoverzicht. Ook zou je kunnen denken aan NS Zakelijk. Hierbij ontvang je alle kosten op 1 btw-factuur.
Er zijn meerdere tankpassen/mobiliteitspassen die niet alleen te gebruiken zijn voor het tanken, maar ook voor het ov. Handig als je beide manieren van reizen gebruikt. Je hebt dan alle kosten in één overzicht!
Als je met het ov of een taxi reist voor je werk, mag je deze kosten niet alleen aftrekken voor de inkomstenbelasting, maar kun je ook de btw van 9% terugvragen, mits je de juiste bonnetjes hebt. In deze gevallen hoeft de btw niet apart genoemd te zijn op de bonnen! De reiskosten exclusief btw mag je eventueel doorberekenen aan jouw opdrachtgever. Het mag voor zich spreken dat je kosten die vergoed zijn, niet ook nog een keer mag aftrekken bij de opgave voor je inkomstenbelasting. Wordt er maar een deel vergoed van de kosten? Het deel wat niet vergoed wordt mag je dan wel aftrekken van de Inkomstenbelasting.
Overigens is alleen een bonnetje/overzicht van de kosten niet genoeg voor de Belastingdienst. Je moet ook kunnen aantonen dat het om zakelijke ritten gaat. Hou hiervoor dus ook een administratie bij.
Als je de reiskosten van het ov doorberekent, dan gebruik je dus het nettobedrag (dus zonder de 9% btw). Over dit bedrag bereken je vervolgens dezelfde btw als de diensten of goederen die je berekent op dezelfde factuur. Dit kan dus 9% of 21% zijn.
Val je onder de Kleine Ondernemersregeling? Als jij geen btw kunt terugvorderen van de Belastingdienst, dan mag je wel het totale reiskostenbedrag (dus inclusief btw) op de factuur zetten.
Net als werknemers heb je als zzp’er ook recht op reiskostenvergoeding. Bij een kilometervergoeding hebben we het dan over de zakelijke kilometers die je aflegt met je privéauto (of ander voertuig). Het bedrag wat je hiervoor gebruiken mag is 23 cent per kilometer. Het totaalbedrag trek je bij je opgave voor de Inkomstenbelasting af. Overigens mag je wel een hoger bedrag afspreken met je opdrachtgever. Wat meer is dan die 23 cent is dan wel belast.
Natuurlijk kan je dit enkel doen als je een goed overzicht hebt van alle gereden zakelijke kilometers. Zorg dan ook voor een nauwkeurige kilometerregistratie. Meer weten over zakelijk rijden met een privéauto? Lees dan het artikel ‘auto van de zaak of privé’.
Voor de Inkomstenbelasting valt woon-werkverkeer onder zakelijk gebruik. Ook werk-werkverkeer valt hieronder. Je mag dus een kilometervergoeding berekenen over de afgelegde afstand van werk naar huis en andersom. Maar ook als je voor je werk naar een andere locatie moet rijden of bijvoorbeeld naar zakelijke besprekingen elders in het land.
Maar let op. Voor de btw valt woon-werkverkeer onder privégebruik. Dit betreft dus het heen en weer reizen tussen thuis en je vaste werkplek. Je zult bij de btw-aangifte hier rekening mee moeten houden.
Dus: voor de inkomstenbelasting mag je woon-werkverkeer gewoon opvoeren als zakelijke kilometer (bijvoorbeeld met 0,23 cent per km). Voor de btw geldt echter dat woon-werkverkeer als privé wordt gezien. Je mag over dit deel dus geen btw op autokosten terugvragen.
Meer weten hoe je dit nu precies moet aanpakken? De Belastingdienst helpt je daarbij op deze site.
Ga je je reiskosten factureren aan de opdrachtgever? Dan kan je dit los vermelden op de factuur of meenemen in het uurtarief. Bij de eerste manier is het duidelijker voor je opdrachtgever, maar bij de tweede manier voorkom je discussies en vermindert het de administratieve handelingen.
Het bedrag, wat je doorberekent, wordt gezien als omzet. Je moet dit dan ook opgeven bij je inkomstenbelasting.
Als je reis-, verzend- of verblijfkosten doorberekent, dan valt dit onder het totaalbedrag en zal de reiskosten belast worden met hetzelfde percentage als de goederen of diensten die je levert.
Reis je met je bedrijfsauto? Alle kosten (zoals aanschaf, brandstof, onderhoud, verzekering en parkeren) zijn dan aftrekbaar. Hiervoor krijg je dus geen aparte kilometervergoeding. Je moet wel een nauwkeurige rittenadministratie bijhouden. Uiteraard geldt dit ook voor andere zakelijke voertuigen.
Vragen? Neem gerust contact met ons op via 023-2010502 of info@zpzaken.nl
Een youngtimer kiezen als auto van de zaak kan financieel interessant zijn voor jou, als zzp’er. Maar wat wordt nu verstaan onder een youngtimer?
Staat je auto op naam van je zaak, maar rij je ook privé met deze auto? Dan kan je als zzp’er te maken krijgen met bijtelling.
Unieke en hoge verzekerde bedragen met uitgebreide dekking, tegen een scherpe prijs. Zonder eigen risico en zeer flexibel.
Als zelfstandige ben je verantwoordelijk voor je eigen pensioen. Het is niet het eerste waar je aan denkt bij het uitvoeren van je werkzaamheden, maar het is wel belangrijk.
Een goede gezondheid is belangrijk voor succesvol ondernemerschap. Daarom heeft ZP Zaken in samenwerking met Zorg en Zekerheid en Zilveren Kruis twee collectieve zorgpakketten opgesteld.
Als zzp’er is mentale fitheid is erg waardevol! Als je mentaal fit bent, kun je beter omgaan met uitdagingen en stress.
Doorbetaald worden als je ziek bent? Laat je adviseren over een arbeidsongeschiktheidsverzekering of sluit er direct één af.
