Hoe boekhouding en administratie bijhouden als zzp’er?

Wat zijn de eisen aan de administratie van een zzp’er?

De Belastingdienst stelt eisen aan zowel de boekhouding als de administratie. Alle gegevens die jij op papier en/of digitaal vastlegt, vallen onder jouw administratie. Welke soorten administraties houd je bij? En welke gegevens bewaar je nog meer bij je administratie?

• Grootboekadministratie. Dit is eigenlijk een soort verzameling van kleine groepjes. Ieder ‘groepje’ krijgt een nummer, waarmee je werkt in je boekhouding. Deze nummers zijn ook weer gegroepeerd, zodat je op een heel handige manier een overzicht hebt over je uitgaven en inkomsten en wat voor soort financiële stromen het zijn.
• Factuuradministratie.
• In- en verkoopadministratie.
• Transactie-overzichten.
• Tussentijdse controleberekeningen.
• Heb je een kas? Dan moet daar een administratie voor bijgehouden worden.
• Correspondentie en contracten met jouw opdrachtgevers en leveranciers.
• Urenadministratie.
• Rittenadministratie, maar ook reisadministratie met ov.
• Btw-administratie.
• De opgave van je inkomstenbelasting moet je ook bij je administratie bewaren.
• Heb je een modelovereenkomst met een opdrachtgever? Die moet eveneens in je administratie opgenomen worden.
• Agenda’s en andere afsprakenboeken.
• Databestanden.
• Alle overige bedrijfscorrespondentie.
• Voorraadadministratie (indien van toepassing).
• Loonadministratie. Als zzp’er is dit niet van toepassing. Neem je uiteindelijk personeel aan, dan dien je dit dus ook bij te gaan houden.
• Bankafschriften moeten eveneens bewaard blijven.

Hoelang moet je jouw administratie bewaren?

Ook ben je verplicht om de administratie minimaal een bepaalde tijd te bewaren. Het hangt er vanaf wat voor soort administratie het is, of dit 7 of 10 jaar is.

Tien jaar:

• Gegevens over onroerende zaken
• Rechten op onroerende zaken
• Gegevens OSS (éénloketsysteem)

Zeven jaar:

De basisgegevens zoals:

• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Grootboek
• Voorraadadministratie
• Loonadministratie
• Gegevens die nodig zijn voor de belastingheffing van derden

Overige gegevens moeten ook 7 jaar bewaard worden. Of je moet met de belastingdienst een kortere termijn hebben afgesproken.

Digitaal boekhouden en bewaartermijn

Let op bij digitaal boekhouden dat je de bewaartermijnen kunt waarborgen. Zit je bij een bepaald boekhoudpakket en ga je switchen, bijvoorbeeld? Zorg dat je alle administratie van je boekhouding kunt blijven inzien. Indien mogelijk is het importeren van de gegevens het beste. Dan heb je immers alles in eigen bezit.

Afspraken maken met de belastingdienst

Je kunt met de belastingdienst afspraken maken over de manier waarop je de gegevens bewaart. Bepaalde gegevens mogen eventueel korter bewaard blijven indien je hierover afspraken hebt gemaakt met jouw belastingkantoor. Het gaat dan niet over de basisgegevens, gegevens rondom onroerende zaken of gegevens van het éénloketsysteem (OSS of One-Stop-Shop). Je kunt zelf contact opnemen met jouw belastingkantoor. Je kunt ook afspraken maken met dit kantoor over de manier waarop je de gegevens bewaart (papier of digitaal) en het detailniveau (bijvoorbeeld wat betreft de telstroken van de kassa of dagstaten).

Het belang van een administratie voor de zzp’er

Vanuit de overheid zijn er dus eisen aan jouw administratie en de boekhouding. Maar vergeet ook niet dat ook voor jouzelf een goede administratie onontbeerlijk is. Een goede administratie geeft een duidelijk beeld over de financiële situatie van je onderneming. Je kunt snel zien welke klant betaald heeft, wie niet en wie jij moet betalen. Daarnaast is het goed te zien of je bedrijf in de lift zit of dat het juist minder gaat. Het kan eveneens overzichtelijk maken hoe het met je voorraad zit (indien van toepassing) en bij het invullen van je belastingformulieren is een kloppende boekhouding onmisbaar.

Boekhouding van een zzp’er: zelf doen of uitbesteden

Dan rijst bij jou waarschijnlijk ook de vraag of je de boekhouding zelf gaat doen of dat je dit gaat uitbesteden. Je kunt ook kiezen voor een combinatie. Wat zijn de voor- en nadelen als je het zelf doet?

De voordelen van zelf de boekhouding doen

• Jij hebt zelf toezicht in je boekhouding.
• Je hoeft geen boekhouder of accountant te betalen.
• Je bent niet afhankelijk van iemand anders.

De nadelen van zelf de boekhouding doen

• Je bent tijd kwijt aan de boekhouding, die je anders kunt gebruiken om geld te verdienen.
• Jouw boekhouder weet exact wat je allemaal kunt aftrekken. Jij kunt hier sneller aan voorbijgaan en zodoende geld mislopen.
• Je moet wel verstand hebben van boekhouden. Met een boekhoudpakket is het allemaal niet heel ingewikkeld, maar weten waar je iets moet boeken blijft.

Een boekhouder inhuren: wat zijn de voor- en nadelen?

Zoals gezegd kan je ook een boekhouder inhuren. Wat zijn dan de voor- en nadelen?
De voordelen van uitbesteden

• Je krijgt deskundige adviezen wat betreft fiscale issues. Hij of zij weet precies welke aftrekposten je kunt opvoeren en welke regelingen jou geld op kunnen leveren.
• Je houdt tijd over voor je eigen werkzaamheden.

De nadelen van uitbesteden

• De boekhouder of accountant moet betaald worden.
• Je hebt minder inzicht omdat je er zelf niet mee bezig bent.
• Je kunt zelf niet altijd bij alle gegevens.

Online boekhouden en administratiekantoor inhuren

Je kunt jouw boekhouding ook zelf bijhouden via een online programma, terwijl je wel een administratiekantoor of een accountant ingehuurd hebt. Zij kunnen dan ook in jouw boekhoudpakket en kunnen je wel van alle adviezen voorzien. Je kunt samen afspreken wat jij allemaal doet en wat zij doen. Dit scheelt kosten maar zorgt er wel voor dat jij enkel hoeft te doen wat je zelf ziet zitten. En heb je ergens problemen mee, dan zijn zij er om je te helpen.

Hoe hou je zelf je boekhouding bij als zzp’er?

Vroeger ging alles op papier, maar die tijd ligt natuurlijk toch wel achter ons. Je kunt je boekhouding nu digitaal bijhouden. Je houdt op je eigen computer alle administratie bij. Nog handiger is echter online boekhouden. Hiermee kan je overal je boekhouding bijhouden, op elk apparaat.

De voordelen van een online boekhouding

Onder een online boekhouding verstaan we een boekhouding die je online bijhoudt met behulp van een boekhoudprogramma. Een boekhoudpakket voor zzp’ers stelt iedereen in staat om zelf een boekhouding bij te houden, ook als je niet gestudeerd hebt voor accountant of boekhouder. Er zit een uitgebreide helpdesk bij en je houdt zo zelf alles goed in de gaten. Hiervoor betaal je per maand of jaar. Je kunt met dergelijke pakketten vaak allerlei koppelingen maken.

Zo kan je met een online boekhouding direct de btw-administratie vastleggen, na het inboeken van de facturen. Moet je de omzetbelasting gaan betalen, dan heeft het pakket direct paraat wat je moet betalen en kan je vaak ook de aangifte direct via het programma naar de belastingdienst sturen. Het kan zelfs zo zijn dat je ook direct via het programma kan betalen.

Het is verstandig om verschillende boekhoudpakketten met elkaar te vergelijken. Welke biedt voor jou de beste opties en tegen welk bedrag?

Een boekhouder inhuren: waar let je op?

Wil je een boekhouder of een accountant in gaan huren? Kijk dan eerst eens goed rond. Vraag meerdere offertes aan, zodat je goed kunt vergelijken. Zorg ook dat je goed vastlegt wat hij of zij voor jou gaat doen. Naast de prijs is het belangrijk dat het kantoor wat je inschakelt de service biedt die jij voor ogen hebt. Ga niet blindelings af op online reviews (hoe echt zijn die, namelijk?) maar vraag eens rond bij andere ondernemers.

Wat kost een boekhouder voor een zzp’er?

Hoeveel een boekhouder jou gaat kosten is afhankelijk van meerdere factoren. Welke werkzaamheden doet hij en welke doe jijzelf? Uiteraard hanteert ook niet iedere boekhouder dezelfde tarieven. Huur je een boekhouder in om je inkomstenbelasting en btw-aangifte te doen, dan kan je toch al snel denken aan een bedrag tussen de 500 en 1500 euro.

Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?

Maar wat is nu het verschil tussen een boekhouder en een accountant? Want er zit wel degelijk verschil tussen. Een boekhouder mag iedereen zijn, terwijl accountant een beschermde titel is. Je moet eerst bepaalde opleidingen doen voordat je deze naam mag gebruiken en dan zijn er ook nog verschillende accountants. Huur je een accountant in, dan weet je dus zeker dat deze een gedegen opleiding genoten heeft. Wat natuurlijk ook weer niet wil zeggen dat een boekhouder dus minder goed zou zijn. Meestal zal een accountant meer de controleur zijn en de boekhouder degene die de boekhouding zelf doet.

Wat doet een administratiekantoor en een accountantskantoor

Je kunt je financiële administratie uitbesteden aan een administratiekantoor. Zij kunnen je boekhouding doen, facturatie voor je verzorgen, de belastingaangiften voor je verwerken en bijvoorbeeld financiële verslagen maken. Een accountantskantoor is meer voor het complexere gedeelte. Zij voeren onder andere controles uit op de financiële administratie, geven financiële adviezen en maken rapportages en kunnen (misschien) de belastingaangifte nog meer optimaliseren. Als zzp’er heb je meestal genoeg aan een administratiekantoor.

Boekhouding en inkomstenbelasting

Ieder jaar moet je weer aangifte doen voor de inkomstenbelasting. Klopt je boekhouding niet, dan heb je nu een probleem. Bij de aangifte worden diverse bedragen gevraagd die je uit je boekhouding haalt. De belastingdienst controleert automatisch de bedragen met elkaar. Klopt dit niet, dan is er ergens iets in je boekhouding misgegaan. Goed alles verwerken scheelt dan ook een hoop frustratie!

Cursus boekhouden voor de zzp’er

Wil je zelf (gedeeltelijk) aan de slag met de boekhouding, maar heb je je hierin nog nooit verdiept? Bij een onlineboekhoudpakket zit altijd een uitgebreide helpdesk. Wil je je graag meer verdiepen, dan is een cursus boekhouden een aanrader. Er worden online cursussen aangeboden, speciaal voor zzp’ers. Overigens zijn er ook online boekhoudprogramma’s die bij een lidmaatschap een gratis cursus aanbieden.